FAQ

Muss ich meine Abschlussarbeit beim Prüfungsamt anmelden?

Ja! Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Bachelor- oder Masterarbeit in jedem Fall vorher separat beim Prüfungsamt anmelden müssen. Dabei erfahren Sie auch den verbindlichen Abgabetermin für Ihre Abschlussarbeit, der auch für die elektronische Einreichung verbindlich ist.

Kann ich auch mit einer alten Prüfungsordnung die Plattform nutzen, um meine Abgabe durchzuführen?

Ja, Studierende unserer Informatik-Studiengänge können diese Plattform nutzen.

Ab wann kann ich mich für die Plattform registrieren?

Sie können sich jederzeit mit einer TUK-Emailadresse (*.uni-kl.de) registrieren. Führen Sie die Registrierung auf jeden Fall frühzeitig vor dem letztmöglichen Abgabetermin durch. Sie bekommen dann per E-Mail direkt die Zugangsdaten übermittelt. Auf mögliche Komplikationen wie z.B. volle Mailbox oder Kommunikationsprobleme mit dem Mailserver kann dann noch rechtzeitig reagiert werden.

Registrierung ist nicht möglich - Benutzer schon vorhanden. Was nun?

Vermutlich haben Sie sich schon zu einem früheren Zeitpunkt auf dieser Plattform registriert. Falls Sie die Zugangsdaten nicht mehr haben, können Sie sich über die Passwort-Recovery-Funktion die Zugangsdaten erneut per E-Mail zuschicken lassen.

Kann ich nur eine Einreichung pro Registrierung durchführen?

Nach einmaliger Registrierung bietet Ihnen die Plattform die Möglichkeit, Abschlussarbeiten für Ihren gesamten Studienverlauf von Bachelor bis zur Promotion einzureichen und von dort auch wieder abzurufen. Sie erhalten somit einen persönlichen Bereich, in dem Sie in Ruhe Ihre Einreichungen vorbereiten können. Erst nach der Übermittlung der Einreichung über den Button “Jetzt einreichen” wird das Prüfungsamt per E-Mail informiert.

Muss zusätzlich zur digitalen Einreichung auch noch ein gedrucktes Exemplar abgegeben werden?

Nein, wenn Sie Ihre Abschlussarbeit in digitaler Form über diese Plattform übermittelt haben, ist kein gedrucktes Exemplar mehr nötig.

Ich würde lieber ein gedrucktes Exemplar abgeben - ist das weiterhin möglich?

Laut Prüfungsordnung ist es weiterhin möglich, Ihre Abschlussarbeit beim Prüfungsamt in zweifacher Ausfertigung in gedruckter und gebundener Form abzugeben. Bitte beachten Sie, dass dann auch eine digitale Version auf CD oder USB-Stick eingereicht werden muss.
Wir empfehlen Ihnen jedoch eine Abgabe in elektronischer Form mit Hilfe des Einreichungssystems.

Ist es egal wie das PDF erzeugt wird?

Achten Sie darauf, dass Sie eine PDF-Datei generieren, die von gängigen PDF-Readern ohne Einschränkungen gelesen werden kann, mit folgenden Merkmalen:

• Passwortschutz deaktiviert
• Druckfunktion aktiviert
• Kopieren von Inhalt aktiviert
• Kommentieren zulässig
• PDF Dateigröße < 10MB

Im Zweifelsfall testen Sie die Anzeige der Datei vorher in verschiedenen PDF-Betrachtern.

Hilfe - ich habe das falsche PDF hochgeladen bzw. Gutachter angegeben. Was nun?

Solange der Abgabetermin für Ihre Arbeit noch nicht abgelaufen und Ihr Einreichungsantrag noch nicht vom Prüfungsamt final akzeptiert wurde, können Sie das Dokument austauschen bzw. die Einreichung zurückziehen und dann erneut bearbeiten.
Eine erneute Einreichung ist erst dann nicht mehr möglich, wenn Ihr schriftlicher Einreichungsantrag vom Prüfungsamt angenommen und damit Ihre Abschlussarbeit zur Begutachtung freigeschaltet wurde.

Wieso muss ich noch einen Einreichungsantrag beim Prüfungsamt abgeben?

Auf dem von der Plattform generierten Einreichungsantrag werden die wichtigsten Daten zusammengefasst. Sie bestätigen durch Ihre Unterschrift, dass die Prüfsummen zu den von Ihnen hochgeladenen Dateien passen und dass Sie die Arbeit selbständig erstellt haben (Ehrenwörtliche Erklärung).
Wenn Sie den unterschriebenen Einreichungsantrag an das Prüfungsamt ausgehändigt haben, wird überprüft, ob der Einreichungsantrag mit der digitalen Einreichung übereinstimmt. Das Prüfungsamt sichtet hierzu die von Ihnen hochgeladene(n) Datei(en) auf Lesbarkeit, Anzahl der Seiten und Prüfsummen. Ist alles korrekt, dann bestätigt Ihnen das Prüfungsamt , dass Ihre Einreichung in Ordnung ist und die Abgabe damit akzeptiert wurde. Die Dokumente werden dann für die Begutachter freigeschaltet, sodass die Prüfer darauf Zugriff erhalten.

Was sind optionale Dokumente?

Optionale Dokumente können erst hochgeladen werden, nachdem alle Pflichtdokumente hochgeladen wurden. Bitte laden Sie optionale Dokumente – vor allem Quellcode – nur in komprimierter Form (ZIP-Archiv) hoch.

Was passiert, falls das PDF-Dokument nicht lesbar ist?

Nachdem Sie das Dokument hochgeladen haben, können Sie es direkt wieder herunterladen und prüfen, ob es lesbar ist und somit Erzeugungs- bzw. Übertragungsfehler ausschließen.
Überprüfen Sie auch, ob die von der Plattform berechneten ersten 16 Stellen der md5-Summe mit der Prüfsumme Ihrer lokalen Datei übereinstimmt. Zusätzlich wird das Team vom Prüfungsamt das Dokument sichten, wenn Sie den Einreichungsantrag vorbeibringen.

Wieso wird für jedes eingereichte Dokument eine Prüfsumme berechnet?

Die Prüfsumme identifiziert Ihr Dokument eindeutig, so dass Übertragungsfehler oder spätere Änderungen ausgeschlossen sind. Sie sollten deshalb immer die berechnete Prüfsumme der hochgeladenen Datei mit der Prüfsumme der lokalen Datei auf Ihrem Rechner vergleichen. Unter Linux geht das z.B. über den Befehl “md5sum”. Bei einem MacOs über ein Terminalfenster mit dem Befehl “md5”.
Als Prüfsumme nutzen wir die ersten 16 Stellen der md5-Summe der PDF-Datei. Diese Angaben finden Sie auch auf dem Einreichungsantrag, den Sie schnellstmöglich beim Prüfungsamt abgeben müssen.

Ich finde den Button “Jetzt einreichen” nicht?

Der Button erscheint erst, wenn Sie alle Pflichtangaben geleistet und einzureichende Dokumente hochgeladen haben. Bei Bachelor- und Masterarbeiten sind das mindestens die Abschlussarbeit (PDF-Datei) und die Angabe der beiden Gutachter.

Wann und wie wird das Prüfungsamt über meine Einreichung informiert?

Das Prüfungsamt wird erst informiert, wenn Sie auf “Jetzt einreichen” drücken. Sie können also in Ruhe Ihre Einreichung vorbereiten.

Kann ich eine Einreichung nach Übermittlung an das Prüfungsamt noch ändern?

Ja, solange das Prüfungsamt die Einreichung noch nicht akzeptiert hat und Ihr Abgabetermin noch nicht überschritten ist.

Wann muss ich meine Arbeit spätestens eingereicht haben?

Ihre offizielle Abgabefrist können Sie im QIS (HIS Online-Portal) einsehen. Sie müssen alle Dokumente vor Ablauf des Abgabedatums (Deadline ist 23:59 Uhr am Abgabetag = „Prüfungsdatum“) über die Plattform hochladen. Wenn alle Dokumente vollständig sind und Sie Ihre beiden Gutachter ausgewählt haben, übermitteln Sie über den Button “Jetzt einreichen” die Daten an das Prüfungsamt. Es ist essentiell, dass das Dokument mit Ihrer Abschlussarbeit rechtzeitig vor der Deadline eingereicht wird. D.h. der von der Plattform ermittelte Upload-Zeitpunkt (siehe Online und auf dem Einreichungsantrag) der Pflichtdokumente muss zwingend vor der Deadline liegen. Der Einreichungsantrag sollte zeitnah beim Prüfungsamt vorgelegt werden.

Was soll ich tun, wenn einer meiner Gutachter nicht in der Liste auftaucht?

Sie können Gutachter, die nicht in der Liste zur Verfügung stehen, über den “+”-Button selbst hinzufügen und danach für Ihre Einreichung auswählen.

Kann ich einen Sperrvermerk hinzufügen?

Beim Erzeugen der Einreichung wird nach dem Titel der Arbeit und einem Abstract gefragt. Darunter befindet sich eine Checkbox, über die Sie die Arbeit als „vertraulich“ (mit Sperrvermerk) markieren können.
Sie sollten zusätzlich, in das PDF mit der Abschlussarbeit, einen entsprechenden Hinweis (Sperrvermerk) mit einbauen, für den Fall, dass die Arbeit irgendwann einmal in gedruckter Form weitergegeben werden sollte.

Wie lange ist meine Abschlussarbeit über diese Plattform abrufbar?

Analog zu der Aufbewahrungsfrist für gedruckte Abschlussarbeiten bleiben auch digitale Einreichungen für mindestens 5 Jahre auf dieser Plattform gespeichert.